به اطلاع آن دسته از نویسندگان محترمی كه مقالات آنها به صورت انگلیسی در دوازدهمین کنفرانس بین المللی وب پژوهی مورد پذیرش قرار گرفته می رساند، جهت نمایه سازی مقالات در پایگاه IEEE Xplore اقداماتی لازم است که می بایست کلیه فرایند ها حداکثر تا 15 ادیبهشت ماه 1405 (این تاریخ به هیچ عنوان تمدید نمی شود) تکمیل گردد.
به اطلاع آن دسته از نویسندگان محترمی كه مقالات آنها به صورت انگلیسی در دوازدهمین کنفرانس بین المللی وب پژوهی مورد پذیرش قرار گرفته می رساند، جهت نمایه سازی مقالات در پایگاه IEEE Xplore اقداماتی لازم است که می بایست کلیه فرایند ها حداکثر تا 15 ادیبهشت ماه 1405 (این تاریخ به هیچ عنوان تمدید نمی شود) تکمیل گردد.
نویسندگان محترم توجه داشته باشند مرحله کنترل تشابه و آماده سازی فایل، فعلا در سطح دبیرخانه کنفرانس انجام شده است. بخش ایران IEEE نیز مقالات را مورد بررسی قرار خواهد داد و در صورت تایید مقالات به IEEE ارسال خواهند شد.
لطفا قبل از شروع فرایند، مطالب ذیل را با دقت تا انتها مطالعه نمایید
فرایند نمایه سازی شامل 3 بخش است(این 3 بخش از هم مستقل می باشد پس هر چه سریعتر نسبت به تکمیل هر کدام اقدام نمایید):
1- ایمیلی از سامانه کپی رایت IEEE با عنوان "Copyright Pending Notice.. "به ایمیل نویسنده ای که مقاله را در پنل بارگذاری کرده است(ایمیلی که درسامانه با ان ثبت نام انجام شده است)، ارسال می شود. در ایمیل ارسالی نام کاربری، کلمه عبور و لینک سامانه قرار داده شده است. وارد سایت شده و طبق دستورالعمل فرایند کپی رایت راتکمیل نمایید. این مرحله جهت فرآیند انتقال کپی رایت به IEEE انجام می شود.
**در صورتی که تا ساعت 24 روز 13 اردیبهشت ماه 1405 ایمیلی از سوی سامانه کپی رایت IEEE دریافت نکردید، سریعا دبیرخانه را مطلع نمایید(spam را نیز چک کنید)
قبل از تکمیل فرم کپی رایت حتما راهنمای آن را مطالعه نمایید درصورت هر گونه اشکال و عدم رعایت موارد گفته شده در فایل راهنما، فایل کپی رایت شما مورد پذیرش نخواهد بود(جهت مطالعه کلیک نمایید)
** در بخشی از فرایند کپی رایت، از شما در خصوص ارسال فایل ویدئویی و پاورپوینت سوال می شود که گزینه No I do not… حتما باید انتخاب شود. چون دبیرخانه صرفا فایل متنی مقاله را ایندکس می کند و سایر موارد به IEEE ارسال نمی شود.
*** عنوان مقاله و نویسندگان را با دقت بررسی کنید. اگر اشکالی داشت می توانید آن را در خود سامانه اصلاح کنید ولی حتما دبیرخانه را مطلع نمایید تا در سایر مستندات نیز اصلاح شود
*** در انتهای فرایند فایل کپی رایت را از سامانه دانلود نمایید
2- بابت خدمات نمایه سازی در IEEE هزینه ای از طرف IEEE بخش ایران دریافت می گردد که سهم هر مقاله مبلغ 1،500،000 ریال (معادل 150 هزار تومان) می باشد. نویسندگان محترم لازم است تا روز 15 اردیبهشت مبلغ را از طربق پنل ارسال مقالات ، در بخش “خدمات" گزینه IEEE را انتخاب و ثبت کنید کنید و سپس دربخش "صورت حساب و پرداخت هزینه" مراحل پرداخت را تکمیل نمایید.
3- دبیرخانه کنفرانس فایل های هر نویسنده را با فرمت استاندارد IEEE تهیه کرده است (فایل PDF)که به تدریج ظرف 48 ساعت آینده در بخش "تیکت پشتیبانی" سامانه مقالات ارسال خواهد شد. فایل PDF با سامانه PDF-Express IEEE ساخته شده است. لطفا با دقت فایل PDF را بررسی کرده و در صورت هرگونه اشکال دبیرخانه را مطلع نمایید. در واقع همین فایل در IEEE Xplore منتشر می شود و بعد از ارسال به هیچ عنوان قابل اصلاح نیست.
**** توجه داشته باشید برخی از مقالات دارای اشکالات ویرایشی و ساختاری هستند که در همان تیکت بیان می شود که در این صورت فایل word ارسال میشود. تمام نکات را انجام داده و هایلایت کرده و در زمان تعیین شده در پاسخ به همان تیکت فایل اصلاح شده را ارسال نمایید.
***نکات بسیار مهم
· تمامی مکاتبات در خصوص IEEE در یک تیکت (پاسخ به تیکت) انجام می شود تا امکان پیگیری بهتر و سریعتر وجود داشته باشد
· مراحل ذکر شده مستقل از یکدیگر می باشند.
مواردی که باید توسط نویسندگان به دبیرخانه ارسال شود
**تاییدیه صحت فایل PDF(با توجه که به اینکه مقالاتی که نیاز به اصلاح دارند فایل word ارسال می شود.سریعتر این بخش را انجام دهند تا PDF نهایی برایشان ارسال شود)
** فایل کپی رایت(با توجه به اینکه گاها برخی از نویسندگان ایمیل IEEE را بعد از تکمیل فرم دریافت نمی کنند و یا با تاخیر دریافت می کنند حتما در انتهای فرایند کپی رایت فایل کپی رایت خود را از خود سامانه دانلود کنید )
** eCF Paper Id( هم در حین فرایند در خود سامانه قابل مشاهده است(گام اول) و هم در متن ایمیلی که بعد از انجام کپی رایت از سوی IEEE برایتان ارسال می شود قابل مشاهده است)
***پس از ارسال مستندات فوق، از طرف دبیرخانه تاییده دریافت برایتان ارسال می شود. درصورت عدم دریافت تاییده ظرف 24 ساعت پس از ارسال مستندات،حتما از دبیرخانه پیگیری نمایید.
توجه: این تاریخ قابل تمدید نمی باشد. در صورتی که نویسنده ای در زمان تعیین شده اقدامات لازم را انجام ندهد مقاله آن نویسنده در فرآیند نمایه سازی IEEE قرار نمی گیرد و مسوولیت عدم انتشار مقاله بعهده نویسنده است.
